PS Petru Gherghel a semnat în ziua de 7 octombrie mai multe decrete: de convocare a adunării sinodale, de constituire a adunării sinodale, de numire a moderatorilor, a membrilor colegiului relatorilor, a comisiei juridice, a secretariatului adunării sinodale, de convocare la adunarea sinodală.
În Decretul de convocare a adunării sinodale se spune: "După ce am anunţat convocarea Sinodului pentru Dieceza de Iaşi în ziua de 8 decembrie 2001, solemnitatea Neprihănitei Zămisliri, ţinând cont de normele canonice ale Bisericii noastre cu privire la sinoadele diecezane, precum şi de normele precizate în Instrucţiunea cu privire la sinoadele diecezane a Congregaţiei pentru Episcopi şi a Congregaţiei pentru Evanghelizarea Popoarelor, din 19 martie 1997, parcurgând perioadele de pregătire la care a fost chemată întreaga comunitate diecezană şi după ce au fost analizate temele alese pentru Sinod şi cuprinse în documentul Lineamenta, în cadrul comisiilor sinodale parohiale, având aportul acestor comisii adunate în textul Instrumentul de lucru al Sinodului Diecezei de Iaşi - "Instrumentum laboris", convoc adunarea sinodală a Diecezei de Iaşi pentru data de 9 noiembrie, sărbătoarea Sfinţirii Bazilicii din Lateran, la ora 9.30, în catedrala din Iaşi".
În acelaşi decret este stabilit ca întrunirile adunării sinodale să se desfăşoare în catedrala din Iaşi de patru ori: marţi - 9 noiembrie, miercuri - 17 noiembrie, joi - 25 noiembrie şi joi - 2 decembrie. Cele patru întruniri vor începe printr-o Liturghie celebrată la ora 9.30, după care vor urma sesiunile de lucru.
"În perioada când vor avea loc sesiunile plenare ale Sinodului, în toate comunităţile parohiale se va celebra cel puţin o Liturghie votivă pe săptămână (cf. Liturghierul roman, p. 780), de preferinţă în preziua celebrărilor plenare: 8, 16, 24 noiembrie şi 1 decembrie a.c., formulând intenţii şi rugăciuni speciale pentru acest moment de har pe care îl trăieşte Biserica locală".
Decretul de convocare a adunării sinodale a fost adus la cunoştinţa întregii dieceze "în ziua de duminică, 24 octombrie a.c., la toate celebrările euharistice din parohii, filiale şi comunităţi călugăreşti".
Încheierea solemnă a Sinodului va avea loc miercuri, 8 decembrie, solemnitatea Neprihănitei Zămisliri.
Pentru adunările sinodale au fost convocaţi membrii de drept şi cei numiţi: preoţi, membrii ai ordinelor şi institutelor de viaţă consacrată, reprezentanţi ai asociaţiilor din dieceză, credincioşi laici.
Fiecare membru sinodal a primit un decret personal de convocare cu precizarea datelor şi a orarului de desfăşurare a adunărilor sinodale.
Au fost numite organismele adunării sinodale:
Moderatorii: 1.
2. pr. Ştefan Lupu, pentru sesiunea din 17 noiembrie - pentru dezbaterea temelor din partea I din Instrumentum laboris: "Trei slujiri fundamentale".
3. pr. Dumitru Pătraşcu, pentru sesiunea din 25 noiembrie - pentru dezbaterea temelor cuprinse în partea a II-a din Instrumentum laboris: "Forme de trăire ale vieţii creştine".
4. pr. Cornel Cadar, pentru sesiunea din 2 decembrie - pentru dezbaterea temelor cuprinse în partea IV-a din Instrumentum laboris: "Viaţa şi misiunea Bisericii".
Relatorii: -
- pr. Mihai Roca, pr. Anton Săboanu, pr. Pavel Chelaru, pr. Egidiu Condac şi pr. Petru Sescu pentru sesiunea a II-a: miercuri, 17 noiembrie;
- pr. Isidor Chinez, pr. Iosif Păuleţ, pr. Iosif Bisoc şi pr. Fabian Doboş pentru sesiunea a III-a: joi, 25 noiembrie;
- pr. Mihai Pătraşcu, pr. Viliu Dancă, pr. Iosif Dorcu şi pr. Marius Mârţ pentru sesiunea a IV-a: joi, 2 decembrie.
Comisia juridică: pr. Mihai Pătraşcu - preşedinte, pr. Maximilian Pal şi pr. Marius Mârţ.
Secretariatul adunării sinodale: pr. Alois Moraru - secretar general, pr. Gabriel Bucur - secretar adjunct, seminarist Emanuel Imbrea - secretar, sr. Simona Ceobanu - secretară.
